Tome ventaja de la nube
Tome ventaja de la nube
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Con los sistemas in situ, las aplicaciones, el almacenamiento y la tecnología de red se instalan dentro de las cuatro paredes de su oficina. Los activos fijos, como los servidores, los routers y los discos duros, se compran, se instalan y, en última instancia, se sustituyen. Requieren un mantenimiento costoso y lento, actualizaciones, integraciones y supervisión de seguridad.
Cuando se opta por la gestión documental basada en la nube, el proveedor de servicios asume la responsabilidad de las actualizaciones del sistema y los parches de seguridad. Esto facilita la ampliación en las empresas sin necesidad de invertir en más recursos informáticos internos. Los sistemas de gestión documental basados en la nube, también funcionan para el personal en dispositivos móviles donde quiera que haya una conexión a Internet, lo que favorece los entornos de trabajo remotos seguros y una mayor flexibilidad para los equipos.
7. Crear estructuras coherentes de carpetas y tipos de documentos
Por supuesto, la capacidad de trabajo en cualquier lugar no es tan útil si nadie puede encontrar los documentos que necesita rápidamente. Antes de poner en marcha un nuevo sistema de gestión documental, tómese el tiempo necesario para considerar cómo quiere que lo utilicen sus equipos y qué significa eso para las nomenclaturas e indexación de carpetas y tipos de documentos.
Establezca normas y políticas sobre dónde debe almacenarse la información y cómo debe clasificarse. Por ejemplo, si quieres gestionar los procesos de facturación, puedes crear una nomenclatura que requiera que las facturas se nombren con un formato como "nombre del cliente_facturano_ddmmyy_importe". También querrá elegir cuidadosamente los campos de índice comunes para los tipos de documentos y los tipos de documentos relacionados. Por ejemplo, los pedidos de compra, los albaranes y las facturas deben compartir campos de datos para que puedan ser consultados con una sola búsqueda.
Una vez que haya decidido las nomenclaturas, los campos de índice y las estructuras de las carpetas, implemente la automatización y las reglas en su software de gestión documental para asegurarse de que los usuarios se adapten a ellas.
8. Establezca y siga las políticas de control de versiones
Entender qué ha cambiado exactamente entre las versiones de los documentos y garantizar que los usuarios sólo editen la versión más reciente es una parte importante para mantener la integridad de los documentos.
Con el control de versiones, puede guardar automáticamente los documentos editados como una nueva versión. El historial de versiones de DocuWare muestra los números de versión, el estado, la fecha de almacenamiento, cualquier comentario y el nombre del usuario que guardó el documento.
Si el control de versiones está activado, cuando se guarda una nueva versión o se registra un documento en un archivador, se le asigna un nuevo número de versión. En el caso del check-in manual, puedes seleccionar un número principal y uno secundario, pero si utilizas la gestión automática de versiones, el sistema asigna un número. Puedes sacar documentos individuales o múltiples y editarlos en tu bandeja de documentos o dentro de una carpeta. El bloqueo de los documentos "retirados" impide que se realicen cambios mientras otra persona está editando un documento y mantiene un registro preciso de quién ha cambiado qué.
9. Use la firma electrónica para reforzar la seguridad y facilitar el cumplimiento de la normativa
Se puede probar la autenticidad de una firma en un contrato o acuerdo de proveedor con una firma electrónica? La respuesta es un rotundo "sí".
Las firmas electrónicas pueden eliminar el riesgo de que un documento haya sido modificado, firmado por una persona no autorizada o no esté firmado. Una firma electrónica cualificada suele ser legalmente vinculante y cumple los requisitos de seguridad actuales.
El sistema de gestión documental que elija debe incluir capacidades de firma electrónica. Su uso, junto con el flujo de trabajo automatizado, protegerá a su empresa en caso de que surja un problema legal, de servicio al cliente o de cumplimiento.
10. Agilice los procesos de aprobación con la automatización de flujos de trabajo
El software de gestión documental que incluye opciones de flujo de trabajo puede reducir significativamente las tareas manuales y el tiempo que toma completar los procesos.
Considere este ejemplo: El departamento de educación de una empresa crea documentos de formación que se compartirán con todos los empleados. Antes de que cada ejemplar pueda ser publicado, debe pasar por el siguiente proceso:
El contenido es desarrollado por expertos en la materia.
Un miembro del personal del departamento de formación crea un borrador basado en el esquema.
El borrador es revisado por otra persona para comprobar su exactitud y fluidez.
El borrador es editado.
El borrador final se envía al departamento creativo para que le dé un toque de diseño y finalice los documentos antes de publicarlos.
En cualquier momento de este proceso, el contenido puede subir o bajar en la cadena: durante la revisión se puede encontrar que el contenido es deficiente y requerir que el documento vuelva al escritor para un trabajo adicional, por ejemplo.
El equipo educativo podría utilizar el correo electrónico u otro proceso manual para enviar los documentos de un lado a otro. Pero esto conduce a la pérdida de información, al incumplimiento de los plazos y a la posible falta de comunicación. Un flujo de trabajo integrado en el sistema de gestión documental permite enviar documentos a las personas o equipos involucrados con sólo pulsar un botón y garantiza que todos puedan ver, de un vistazo, en qué tienen que trabajar.
Tanto si se trata de pedidos de clientes, facturas o cualquier otro tipo de flujo de trabajo basado en documentos, estos principios son aplicables.
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