Las 11 mejores practicas en Gestión documental

 

Cuando pensamos en cómo implantar la gestión documental en las empresas -o cómo mejorar el sistema actual-, debemos centrarnos en los aspectos fundamentales y definir objetivos, esto ayudará a garantizar el éxito. Tome ventaja poniendo en práctica estas recomendaciones para su gestión documental desde el inicio.

 

 ¿Cómo aplicar las mejores prácticas de gestión documental en su empresa?

1. Empiece con objetivos reales y desarrolle métricas clave

Muchas empresas no se toman el tiempo necesario para establecer objetivos y determinar cómo medir su progreso. Si no conoce el motivo de la implantación de su sistema de gestión documental, es difícil saber si ha tenido éxito con él.

Ser específico es importante. ¿Intenta ayudar a los usuarios a encontrar los documentos más rápidamente? ¿Ahorrar costes de almacenamiento de documentos? ¿Mejorar la colaboración entre empleados? ¿Eliminar procesos manuales?

Antes de implantar una solución de gestión documental, determine las métricas y los indicadores clave (KPIs) necesarios para medir el progreso hacia cada objetivo. A continuación, establezca una base que pueda comparar con su sistema actual.

Con ésto podrá descubrir muchas cosas, por ejemplo, que tarda 10 minutos en procesar una factura con su sistema actual y que sólo tarda dos minutos después de utilizar la gestión digital de documentos durante un mes. Compartir estos éxitos cuantificables con sus empleados es una forma poderosa de mostrar el valor del proyecto y fomentar la adopción por parte de los usuarios a medida que se avanza.

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2. Priorice la automatización de procesos empresariales sencillos y de uso frecuente

Los procesos automatizados reducen el tiempo y el esfuerzo de los empleados, lo que en última instancia reduce los costes para su empresa. De prioridad a los esfuerzos necesarios para la automatización, y podrá centrarse en los procesos críticos del el negocio que van alineados con sus objetivos.

 

Es posible que desee acelerar el procesamiento de pedidos, mejorar los tiempos de respuesta del servicio al cliente o integrarse con un sistema contable para gozar más de esos importantes descuentos por pago anticipado. La automatización funciona bien con los procesos que son simples o repetitivos porque los pasos del flujo de trabajo son sencillos de definir y optimizar y el tiempo ahorrado es totalmente cuantificable. Por ejemplo, un fabricante podría utilizar la gestión documental para encontrar los datos que necesita y responder más rápidamente a los clientes que preguntan por detalles relacionados con los pedidos. Antes de automatizar este proceso, un cliente podía tardar horas en obtener una respuesta. Con la gestión digital de documentos, los clientes pueden obtener una respuesta automatizada en solo minutos.

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3. Mejorar los procesos en papel en lugar de imitarlos 

Muchas empresas cometen el error de intentar replicar los procesos basados en papel en un contexto digital, en lugar de aprovechar la oportunidad de eliminar los pasos adicionales. A la hora de establecer procesos digitales, pregúntese por qué ha seguido un determinado procedimiento en el pasado y si esas acciones son necesarias en este nuevo contexto.

 

La experiencia de una agencia gubernamental es un ejemplo de ello, la agencia quería convertir su proceso de aprobación de compras en un flujo de trabajo digital. Al principio, reprodujo el proceso basado en papel, que dependía del asistente del controller para obtener y dirigir las aprobaciones en cada etapa. Al incorporar reglas de negocio a su sistema de gestión documental, la agencia pudo dirigir las facturas para su aprobación sin necesidad de un guardián en cada paso.

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4. Captura de datos muy cercana al origen

 

La captura de documentos casi igual a la fuente original, ahorra tiempo y mejora la calidad de los datos. Herramientas como las impresoras virtuales y los formularios electrónicos son excelentes ejemplos.

 

Las impresoras virtuales permiten guardar los documentos directamente en el sistema de gestión documental sin necesidad de imprimirlos y escanearlos primero. Y los formularios electrónicos permiten al personal extraer automáticamente los datos de un documento, reduciendo su introducción manual. Estos formularios electrónicos simplifican, mejoran y aceleran la recogida de datos.

 

También es importante poder compartir datos con el ERP, CRM u otro software empresarial.  Cuando su solución de gestión documental y otros sistemas pueden "comunicarse" entre sí, la recuperación de datos y su intercambio entre sistemas mantiene la información empresarial sincronizada.

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5. Asegúrese de que la interfaz de usuario sea sencilla e intuitiva

Lo que se quiere es que los usuarios entren al sistema, obtengan lo que necesitan y salgan, haciendo el menor número de clics posible, y sin que haya un desorden innecesario en sus escritorios. Los sistemas de gestión documental están diseñados para resolver muchos problemas, pero las funciones no deben aparecer todas en la pantalla de cada usuario.

 

Un buen sistema permite a los administradores y usuarios ver sólo los elementos necesarios para realizar sus tareas. La personalización de la interfaz para cada función, facilita al personal el desempeño de su trabajo sin confusión añadida ni una cantidad de información irrelevante.

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