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Realizar una prueba al software es mejor que cualquier discusión sobre su funcionamiento teórico. Una experiencia práctica con DocuWare Smart Document Control es un buen punto de partida.

Desarrolle una mejor comprensión de la gestión documental cargando sus propios archivos y utilizando la guía "Sus primeros pasos" y la documentación de la base de conocimientos de DocuWare. Smart Document Control es un sistema de gestión documental en la nube listo para usar, con archivadores digitales prediseñados, almacenamiento de documentos, configuración de uso compartido y muchas otras funciones.

Sia implementacion from KTZami

Preguntas frecuentes sobre la gestión documental

¿Qué incluye la gestión documental?

Como término general, se refiere a todos los recursos, políticas y procesos que se aplican para almacenar, archivar, acceder y mantener los documentos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

¿Cómo se elige un sistema de gestión documental?

La elección de un sistema de gestión documental depende de los objetivos y necesidades de su empresa. Algunas consideraciones son:

 

Si la gestión del flujo de trabajo está incluida (sin coste).Toda empresa funciona con procesos. El flujo de trabajo automatizado debe formar parte de la oferta de gestión documental, no ser un costoso complemento. Con la gestión del flujo de trabajo, los responsables de la toma de decisiones definen reglas sobre cómo se gestionan los procesos en la empresa, asignan tareas y definen sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión del flujo de trabajo también especifica qué procesos activan un flujo determinado; por ejemplo, el almacenamiento de una factura entrante u otros documentos.

 

Cuando procesos como la gestión de pedidos, la incorporación de empleados y la aprobación de facturas se diseñan para cubrir necesidades precisas y se automatizan para eliminar la pérdida de tiempo, todo su equipo desbloquea un nuevo ritmo de productividad.

 

La integración debe ser posible sin métodos costosos. Una oficina automatizada y con soluciones basadas en la nube, es tan buena como las personas, los procesos y los sistemas que une. La integración debe ser posible a través de APIs basadas en REST. Los servicios en la nube deben poder comunicarse fácilmente con otros servicios en la nube y con el software local si es necesario.

 

El software basado en la nube debe aplicar rigurosos estándares de seguridad para cumplir con la privacidad de los datos y regulaciones legales de la información. Los proveedores de tecnología sin una separación estricta entre los datos de los clientes y los del sistema, el cifrado junto con capas de seguridad adicionales para protegerse de los ataques de bajada de protocolo y el registro de auditorías ponen en riesgo a toda su organización.

¿Cómo es una buena gestión documental?

Una buena gestión documental debe ser segura, fácil de usar y estar alineada con las necesidades de su empresa.

¿Dónde se aplican las mejores prácticas de gestión documental?

Las mejores prácticas son aplicables a todos los procesos que requieran organizar, referenciar, modificar o trabajar con documentos y datos.